‌المبحث الأولمضيعات الوقت - إدارة الوقت من المنظور الإسلامي والإداري

‌

‌المبحث الأول

مضيعات الوقت

ما المقصود بمضيعات الوقت؟ أو ما هي أهم العوامل المؤدية إلى ضياع الوقت؟ وما هي أهم الإجراءات الإيجابية لمواجهة مضيعات الوقت؟ وكيف يمكن السيطرة عليها؟ أسئلة كثيرة سيتم تناول إجاباتها في هذا المبحث، ولنشرع بذلك.

أولاً: أهم مضيعات أو مبددات الوقت

في إطار الجدل القائم حالياً حول التطوير الإداري، تبرز إلى السطح مسألة مضيعات الوقت باعتبارها مشكلة أساسية تواجه الجهاز الإداري في جميع المنظمات بشتى أشكالها، وهي تقف مُعوِّقًا أمامها وتحول دون تنفيذ أهدافها.

وقد يبدو الكلام عن مضيعات الوقت يسيرًا للوهلة الأولى، لكن بنظرة واعية ومتأنية في حال المنظمات تظهر الصعوبات والسلبيات الناتجة عن وجود هذه المضيعات، وإن النظرة الشاملة لمضيعات الوقت تقتضي الالتفات إلى ما يأتي:(1)

1-

…

كل توظيف غير ملائم لوقت الفرد هو مضيع للوقت، فالمدير يضيع وقته عندما ينفقه على العمل ذي الأهمية الأقل، وقد كان يجدر به أن ينفقه على الأهم فالأهم، والأهمية هنا مقيسة بمدى تحقيق أنشطة المدير لأهدافه.

2-

…

بالرغم من أن جميع مضيعات الوقت يمكن التماس مُسوِّغ لها، إلا أن ما لا شك فيه أن جميع مضيعات الوقت يمكن أيضًا ترشيدها، بل استبدال أنشطة منتجة بها؛ ومن ثَمَّ فإن الفرد يبقى هو المسؤول عنها، ويبقى الحل في يده، فإدارة الوقت مفتاحها إدارة الذات، وإن عدم إدراك الحقائق لا يعني أنها غير موجودة، لذا، فإن سوء إدارة الوقت يجعل المدير غير فعّال.

إن مضيعات الوقت - على كثرتها - "يمكن تقسيمها إلى قسمين: مضيعات خارجية وأخرى داخلية؛ أما المضيعات الخارجية فمصدرها الناس مثل: الأسرة، العملاء، أو الأشياء مثل: القراءة وكتابة الرسائل والمذكرات والتقارير، وأما المضيعات الداخلية فمصدرها داخلي ومن الصعب التغلب عليها، وتتضمن عادة التسويف، والاجتماعات، وضعف التخطيط، وعدم القدرة على قول (لا) ، وغيرها"(1) .

تأسيسًا على ما ذكر آنفًا، فإن الكاتب يأخذ بالتعريف الذي قدمه ماكنزي Mackenzie)) (2) لمضيعات الوقت، إذ يرى أنها تتمثل في "كل شيء يمنع المدير من إنجاز الأهداف بأكثر السبل المتاحة فعاليّة"(3) .

وقد أجمل ماكنزي هذه المضيعات في خمس وثلاثين 35 مضيعة للوقت، موزعة على الأنشطة الإدارية الرئيسة، كما هو موضح في الشكل الآتي:

الشكل رقم (2)

…

مضيعات الوقت موزعة على الأنشطة الإدارية الرئيسة

المصدر: سلامة، سهيل، إدارة الوقت منهج متطور للنجاح،

المنظمة العربية للعلوم الإدارية، عمان، 1988م، ص: 47

إن استقراء كثير من الدراسات السابقة يُظهر أنها قد أفردت حيزًا مهمًا لدراسة العوامل التي تؤدي إلى ضياع الوقت لدى المديرين؛ فقد تناول

هاريسون (Harrison) مضيعات الوقت لدى المديرين في دراسة له بعنوان (الإدارة وإدارة الوقت) عام (1978م) حيث ذكر خمسة وعشرين عاملاً مؤديًا إلى ضياع وقت المدير، نذكر منها "سوء الإشراف، وعدم تفويض السلطة، والاجتماعات الطويلة، والزيارات غير المسوغة، والمكالمات الهاتفية الزائدة عن الحد المطلوب، وقراءة الصحف والمجلات، والاهتمام بنشاطات قليلة الأهمية"(1) .

وقد أوضح دراكر (Drucker) العوامل التي تؤدي إلى ضياع الوقت فيما يأتي: "زيادة عدد الاجتماعات عن الحد المعقول، عدم كفاية المعلومات وأنظمة الاتصال، المكالمات الهاتفية الزائدة عن الحد، قراءة الصحف والمجلات، تضخم عدد العاملين، سوء الإدارة وعدم كفاية التنظيم، الزيارات المفاجئة، التردد في اتخاذ القرارات، الخوف من ارتكاب الأخطاء، التفويض غير الصحيح، سوء ترتيب الأولويات، المقاطعات في أثناء العمل، المجاملات والتفاعل الاجتماعي داخل المنظمة، البدء في تنفيذ مهمة قبل التفكير فيها والتخطيط لها، الانتقال إلى مهمة جديدة قبل إنجاز المهمة السابقة، الاهتمام بمسائل روتينية قليلة الأهمية"(2) .

"وفي هذا الإطار، قام دراكر (Drucker) بإجراء تجربة على أربع مجموعات من المديرين بهدف التوصل إلى الأسباب الرئيسة لمضيعات الوقت؛ حيث طلب من كلٍّ منها أن تسجل ما تراه من أسباب لضياع وقت العمل، ثم ما لبث أن عرض على هذه المجموعات فيلماً بعنوان (إدارة الوقت) ، وهو يصور حالة أحد المديرين وهو لا يدير وقته إدارة فعّالة، ثم طلب من المجموعات نفسها - بعد مشاهدة الفيلم - أن تسجل ما تراه من أسباب لضياع وقت العمل، ثم قام دراكر (Drucker) بفحص الأسباب من

وجهة نظر كل مجموعة قبل مشاهدة الفيلم وبعد مشاهدته. وسرعان ما تبين له وجود اختلاف واضح بين ما رأته المجموعة من أسباب في الحالتين، ففي حين اهتمت القوائم الأولى بالأسباب الخارجية لإضاعة وقت العمل، جاءت القوائم الأخرى لتهتم بالأسباب الداخلية الناتجة عن الفرد ذاته.

كذلك أجريت هذه التجربة على مجموعة أخرى من المديرين في المستويات الإدارية العليا فكانت النتائج على النحو الآتي:

أسباب ضياع وقت العمل من وجهة نظر المديرين في المستويات الإدارية العليا قبل مشاهدة فيلم (إدارة الوقت) : النقص في المعلومات، مشكلات الموظفين، الافتقار إلى التفويض، الهواتف والمقاطعات الشخصية، الاجتماعات، عدم تحديد الأولويات، الإدارة خلال الأزمات، الاهتمام الشخصي بالآخرين، الأنشطة الشخصية، ضعف نظام الاتصالات، الأخطاء.

أما أسباب ضياع وقت العمل من وجهة نظر المديرين في المستويات الإدارية العليا بعد مشاهدة فيلم (إدارة الوقت) فقد تمثلث في: القيام بأعمال متعددة في وقت واحد، تقديرات غير واقعية للوقت، التسويف، الافتقار إلى التنظيم، الإصغاء غير الجيد، الإصرار على القيام بالأعمال شخصياً، عدم القدرة على قول (لا) ، عدم السماح للآخرين بتنفيذ بعض المهمات، تفويض مسؤوليات بدون سلطات، القرارات السريعة، لوم الآخرين، الأنشطة الشخصية" (1) .

وفي مقابلة أجراها رودا بارجر (R.Barger) مع أليك ماكنزي A.Mackenzie)) بعنوان: الإدارة الذاتية: المفتاح لإدارة وقتك

(Self Managment: Key to Managing Your Time) عام (1980م) يسأله فيها عن أهم مضيعات الوقت بالنسبة للإداري؟ ذكر ماكنزي تلك المضيعات مرتبة حسب تسلسلها في الأهمية: "المقاطعات الهاتفية، ثم كثرة جدولة المهمات، فالأعمال الورقية والمكتب المزدحم بالأوراق، ثم الزائرون المفاجئون، والاجتماعات، والمعلومات الناقصة، والأزمات، والتعب، ومحاولة إنجاز الكثير في وقت واحد، والقراءة، فالأزمات داخل الفريق الواحد، ثم الانهماك الزائد في العمل"(1) .

ومن الدراسات الميدانية في الدول العربية، والتي كانت مضيعات الوقت من بين الموضوعات التي تمت مناقشتها فيها، الدراسة التي أجراها محمد شاكر عصفور على مستوى الأجهزة الحكومية في المملكة العربية السعودية، وقد أوضحت هذه الدراسة أن أهم مضيعات الوقت كانت على النحو الآتي:(2)

التأخر صباحاً عن العمل، المكالمات الهاتفية لأغراض خاصة، قراءة المجلات المتعلقة بالعمل، تناول الشاي والقهوة، مراجعة المستشفى، مغادرة المكتب قبل نهاية الدوام، مضيعات أخرى.

وانتهى محمد الغيث في دراسة له بعنوان " الإنتاجية في القطاع الحكومي " إلى وضع قائمة مكونة من عشرة بنود تمثل أهم مضيعات الوقت، كما رأتها مجموعة من المديرين العاملين في المملكة العربية السعودية، واشتملت بنود القائمة على العناصر الآتية:

"الموظفين غير المؤهلين، الزوار بدون مواعيد، الإجراءات الروتينية المعقّدة، المقاطعات في أثناء العمل، الأشياء الموضوعة في غير مكانها الصحيح كالملفات والمعاملات، عدم التقيد بساعات العمل الرسمية،

الهاتف الذي لا يمكن التنبؤ بموعد رنينه، عدم تفويض السلطة بشكل صحيح، الاعتماد على الذاكرة بدلاً من تخطيط العمل ومتابعته، التنظيم السيّئ للعمل" (1) .

ثانياً: تحليل مضيعات الوقت وطرق التغلب عليها

تحتاج عملية تحليل مضيعات الوقت، وتحديد الإجراءات الإيجابية لمواجهتها إلى التزام من جانب المدير بمواجهة هذه المضيعات، وإلى تخطيط ومعرفة حقيقية بذاته وبطبيعة وظيفته، وإلى قدرة وإصرار على مواصلة دفع نفسه إلى الأمام تجاه الإدارة الفعّالة للوقت.

ومع كون العنصر البشري - كما هو مقرر - يمثل أهم عناصر الإنتاج، لكن تبقى قضية النجاح في استثمار طاقات الإنسان هي المفتاح الحقيقي لتحقيق الأهداف المطلوبة، وإن تنظيم علاقة الأفراد بالوقت تأتي في مقدمة مهمات الإدارة الواعية، والباحثة عن تميُّز أداء العاملين فيها، وهذا يحتاج إلى وضع نظم شاملة توضح المهمات والوظائف والاتصالات، حتى يتسنى التغلب على المفقود من الوقت الناتج من مختلف مضيعات الوقت التي أحصاها الباحثون في دراساتهم المختلفة، من أجل الحصول على المعلومات اللازمة للأداء بدون معاناة كبيرة، أو عقبات.

وسوف نحاول في هذا المبحث مناقشة العوامل التي يمكن أن تساعدنا في السيطرة على مضيعات الوقت، وتقليل المفقود منه، وكيفية استثماره بفعالية.

"إن تحليل مضيعات الوقت يستلزم تحديد أهم تلك المضيعات، ومن ثَم معرفة أسبابها، وذلك من أجل وضع الحلول اللازمة للقضاء

عليها" (1) ، وعن طريق الملاحظة وإجراء الدراسات المتعلقة بمظاهر إضاعة الوقت في أثناء أداء العمل - وهو ما يهمنا في هذا المجال - يتضح للمدير قائمة بمضيعات وقته تبعده بشكل مباشر أوغير مباشر عن استخدام وقته بفعالية، ومن ثَمّ منعه عن التوصل إلى الإدارة الفعّالة، ولقد بات من المؤكد أن كلاً من المديرين يواجه مشكلات في إدارة وقته، إلا أنها قد تختلف في درجة حدتها ومدى إلحاحها من إدارة إلى أخرى، ومن مجتمع إلى آخر، لكن يبقى الموضوع الأهم بعد التحليل وتحديد مضيعات الوقت بشكلها العام، متمثلاً في كيفية مواجهة مضيعات الوقت هذه، وبمعنى آخر في كيفية السيطرة على تلك المضيعات.

إن المنهج المقترح للسيطرة على مضيعات الوقت يكن فيما يلي:

1-

تحديد الهدف/ الأهداف من خلال التخطيط وجدولة الأعمال.

2-

ترتيب الأولويات.

3-

ترتيب المكتب وتنظيمه.

4-

التحكم في المقاطعات والمجهودات.

5-

تطبيق أسس ومهارات الاتصال الفعال.

نلحظ هنا أن التحليل الدقيق للأنشطة التي يقوم بها المدير هو المدخل الأفضل للسيطرة على مضيعات الوقت، كما أن التحديد الدقيق للأهداف هو الخطوة المفترضة الأولى للتغلب على مضيعات الوقت، فمن غير أهداف محددة فإنه يتعذر تحديد مضيعات الوقت؛ ذلك أن أي نشاط سيكون مشابهًا

لغيره، لذا كانت الأهداف التي يتوخى المدير التوصل إلى تحقيقها هي التي تشير إلى كون هذا النشاط مضيعاً للوقت أم لا.

ويجب ألاّ ننسى أن الغاية هنا ليست إلغاء الأنشطة التي قد تضيع وقت المدير، بل المطلوب الحد من تأثيرها، وذلك بوضعها تحت السيطرة، وقد بينت الدراسات العلمية والميدانية - التي كنا قد أشرنا إليها - أن وقت المدير يوزع بشكل عام على عدد كبير من الأنشطة المخطط لها وغير المخطط لها؛ مثل المقابلات، واستخدام الهاتف، والاجتماعات، والاتصالات اللفظية وغير اللفظية ضمن إدارة عمله اليومي، إضافة إلى العمل المكتبي المستمر، فإذا لم يحسن المدير تنفيذ تلك الأنشطة من خلال تخطيط جيد وأداء جيد، بقصد زيادة فاعليتها، ومن ثَم زيادة فاعلية إدارته لوقته، فقد تصبح هذه الأنشطة مضيعات لوقت المدير.

مع ذلك، فإن بعض الباحثين يلحّ على بعض الأنشطة دون غيرها، من غير التقليل من أهمية الأنشطة الأخرى، وهو في ذلك ينطلق من عدة اعتبارات من أهمها (1) :

1-

…

يشكل الوقت الذي يستغرقه الإداري في هذه الأنشطة جزءاً كبيراً.

2-

…

سوء استغلال الوقت المخصص لكل من هذه الأنشطة بشكل عام، ومن ثمّ انقضاؤه دون أي إنتاجية تذكر.

3-

…

يمارس هذه الأنشطة عدد كبير من الإداريين على اختلاف مستواهم الإداري.

4-

…

شمول هذه الأنشطة واحتواؤها على أنشطة فرعية، فقد يخصص الاجتماع مثلاً لاتخاذ قرار معين، وقد يستخدم الهاتف لأغراض

تنسيقية، وهكذا.

5-

…

البعد الاقتصادي لسوء استغلال الوقت، ومن ثمّ ارتفاع تكاليف العائد المتوقع للعمل. ونظراً لارتفاع نسبة الوقت المخصص لهذه الأنشطة فمن المتوقع أن تكون قيمة الوقت الذي يضيع هدراً مرتفعة جداً.

وبإمكان المدير أن يسيطر على كثير من مضيعات الوقت من "خلال:

1 -

تجزئة الوقت إلى:

*

…

وقت يمكن ضبطه، وهو الوقت الذي يتحكّم فيه المدير.

*

…

ووقت لا يمكن ضبطه، وهو وقت الاستجابة للأحداث وطلبات الآخرين.

والمدير الفعّال هو الذي يحاول زيادة نسبة الوقت الخاضع للضبط، حيث إن الوقت الذي يمكن ضبطه يقدر بحوالي 75% عند بعض الباحثين، ويمكن تحقيق ذلك عن طريق تجزئة أوقات الأنشطة المفترضة؛ فمثلاً قد يُخصَّص وقت محدد كل يوم خاص بعمل معين مثل الاطلاع على المكاتبات، وتلقي المكالمات الهاتفية، والإجابة الفورية عن المراسلات، وكذلك وقت لمتابعة أعمال الآخرين، وفترة معينة للزيارات، وهكذا.

2-

…

التركيز الذي يتمثل في التعريف والتحديد الواضح للعمل، من حيث أهدافه وإستراتيجيته، ليتسنى بعدها تحديد نوع المعلومات المطلوبة والضرورية، ومن ثَمَّ ترتيب الأولويات، ومن الأفضل القيام بعمل واحد في الوقت الواحد بدلاً من التشتت في أمور

كثيرة في الوقت نفسه، ويستعان في تحديد الأولويات بثلاث خطوات:

*

…

ترتيب ورود الموضوع (مبكر - متأخر) .

*

…

الاستعجال (عاجل - آجل) .

*

…

مدى إسهام الموضوع في تحقيق أهداف المنظمة.

وبصفة عامة، فإنه يجب النظر إلى الوقت على أنه استثمار، إذ يجب تحقيق أفضل النتائج الممكنة على المستوى الشخصي وعلى مستوى تحقيق أهداف العمل" (1) ؛ فالإدارة الفعّالة للوقت تعتمد ضمن ما تعتمده على "قدرة المدير على اتخاذ إجراءات إيجابية لمواجهة مضيعات الوقت، ومن هنا فإن تخطيط الوقت إذا لم يصاحبه اتخاذ إجراءات إيجابية للحيلولة دون ضياعه، فإنه يصبح بلا معنى" (2) .