‌المبحث الثالثنحو منهج متطور لإدارة الوقت بفعالية - إدارة الوقت من المنظور الإسلامي والإداري

‌

‌المبحث الثالث

نحو منهج متطور لإدارة الوقت بفعالية

بناءً على ما ذكر آنفًا من استعراض لمناهج إدارة الوقت، وكذلك لدور الوقت ضمن عناصر العملية الإدارية، فإن مفهوم الدراسة لفعالية إدارة الوقت سينظر إليه من خلال التكامل بين أمرين:

1-

…

قدرة المدير على القيام بعناصر العملية الإدارية بشكل فعّال.

2-

…

قدرة المدير على اتخاذ إجراءات إيجابية للتحكم في الأنشطة المُستهلِكة للوقت.

الآن وقد تردد استخدامنا لكلمة الإدارة، ينبغي لنا أن نزيد الأمر إيضاحاً، إن هذه الصفة (الإدارة) وإن شملت أفراداً عديدين في المنظمات، إلا أن هؤلاء الأفراد لا يتساوون في الأعباء والواجبات والمسؤوليات من ناحية، ولا في السلطات وحقوق اتخاذ القرارات من ناحية أخرى، ومن ثَمَّ فإن الإدارة تنقسم إلى مستوياتٍ تعارَفَ الكُتَّاب على تقسيمها إلى:

*

…

مستوى الإدارة العليا. (Top Management)

*

…

مستوى الإدارة الوسطى. (Middle Management)

*

…

مستوى الإدارة الدنيا. (Lower Management)

ونبادر هنا إلى القول بأن القاسم المشترك الأساسي بين هذه المستويات هو أنها جميعاً تمارس الإدارة في التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة، وبالطبع في اتخاذ القرارات، ومع ذلك فإن هذه الوظائف تختلف بحسب الوقت المخصص لها من قِبل المدير، وذلك تبعاً للمستوى الإداري الذي

ينتمي إليه، كما هو مبين في الشكل الآتي:

الشكل رقم (4)

التوزيع النسبي للوقت المستغرق في أداء الوظائف الإدارية بكل مستوى إداري

المصدر: مرسي، نبيل محمد، إدارة الأعمال، مركز الإسكندرية للكتاب، الإسكندرية، 1998م، ص 44.

يقول تشارلز فردربر (Ch.Ferderber) - في مقالته (الوقت معضلة المدير) مشدداً على وظيفتَيِ التخطيط والتنظيم -: "إن سوء التخطيط وسوء التنظيم يصنعان توهمًا بأن الوقت قصير وغير كافٍ"(1) .

ونظرًا لكون تلك الوظيفتين تستحوذان على معظم وقت مديري الإدارتين العليا والوسطى، فإن الدراسة سوف تقتصر على مديري هذين المستويين.

إن دراسة الوقت، وكذلك أي مورد من الموارد المتاحة للمنظمة، تستلزم التخطيط والتنظيم الجيدين، وأن يتم ذلك على أسس علمية واضحة حتى يتسنى استثماره بشكل جيد وفعَّال. إضافة إلى ذلك فقد "بينت الدراسات العلمية والميدانية اختلاف توزيع الإداريين لوقت العمل على أنشطتهم بسبب

اختلاف المستوى الإداري، وتوصلت إلى تحديد أنشطة رئيسة مهمة تستغرق وقتاً مطوّلاً من الإداري، إذ يجب عليه إدارتها بشكل فعّال ليصل إلى إدارة فعّالة لوقت عمله. وتتمثل هذه الأنشطة في إدارة المقاطعات الهاتفية والشخصية والاجتماعات والاتصالات ومكان العمل" (1) .

تأسيسًا على ما ذكر آنفًا، فإن منهج الكاتب للإدارة الفعالة للوقت يتمثل بما يأتي:

1-

…

عملية التخطيط التي تتمثل في:

أ - تحديد الأهداف وترتيبها حسب الأهمية.

ب - تخصيص الوقت اللازم حسب الأولوية.

ج - تحليل الوقت.

2-

…

عملية التنظيم التي تتمثل في:

أ - تفويض السلطات والأعمال.

ب - تنظيم وترتيب مهمات العمل.

3-

عملية اتخاذ القرارات بوصفها الوظيفة التي تميّز المستوى الإداري الأعلى والأوسط.

4-

…

إدارة المقاطعات الهاتفية والشخصية.

5-

…

إدارة الاجتماعات.

6-

…

إدارة مكان العمل.

7-

الاتصال الفعال.