‌ ‌الفصل الرابع عشر: التسجيل،النماذج، التقارير ‌ ‌أولًا: التسجيل … الفصل الرابع عشر: التسجيل، النماذج، - العملية الإرشادية

‌

‌الفصل الرابع عشر: التسجيل،النماذج، التقارير

‌

‌أولًا: التسجيل

…

الفصل الرابع عشر: التسجيل، النماذج، التقارير

يحتاج المرشد والمعالج في عملهما إلى مهارات التسجيل وإعداد واستخدام النماذج Forms وكذلك كتابة وتلقي التقارير عن الحالات التي يعمل معها، أو تحال إليه.

والتسجيل أو التدوين Recording يقصد به تدوين وإثبات البيانات والمعلومات الأساسية التي يحصل عليها المرشد أو المعالج من الفرد الذي يعمل معه "المسترشد أو المريض". والقصد من عملية التسجيل هو الاحتفاظ بالمعلومات في صورة تناسب استرجاعها والاستفادة منها. ويجب على المرشد أن يهتم بعملية التسجيل اهتماما كبيرا، وألا يعتمد على الذاكرة وحدها للاحتفاظ بالمعلومات واسترجاعها.

أولا: التسجيل

وتساعد عملية التسجيل -كما قلنا- على حفظ المعلومات في صورة دقيقة لحين الحاجة إليها؛ ومن ثم يمكن استرجاعها والإفادة منها في اتخاذ القرارات التي دعت أصلا للحصول على المعلومات سواء كانت هذه القرارات تتصل بالتحقق من أهلية المتقدم أو المحال للخدمة "الإرشاد أو العلاج" للحصول على هذه الخدمة واستيفائه للشروط التي وضعتها الهيئة أو المؤسسة التي يعمل بها المرشد أو المعالج لتقديم الخدمة. كذلك فإن المعلومات المسجلة تساعد في الوصول إلى قرارات حول التشخيص وتوقع مسار المشكلة، وكذلك حول التصنيفات Classification والتسكين Placement، وأخيرا فإنها تفيد عند الحاجة لإحالة المسترشد "أو المريض" لجهة أخرى أو عند إقفال الحالة كما قد تدعو الحاجة إليها بعد الانتهاء من تقديم الخدمة للمسترشد، وذلك بناء على طلب من جهة أخرى.

والصورة الأساسية التي يتم بها التسجيل هي التسجيل الكتابي باستخدام نماذج خاصة لذلك، لكن قد يكون التسجيل لدى بعض الهيئات باستخدام التسجيلات الصوتية

وهو أمر لا توصي به، ويجب إذا حدث "مثلا لغرض التدريب" أن يكون بناء على موافقة المسترشد وبإذن منه "إذن كتابي"، وأن يكون بصورة معلومة له، فلا يتم مثلا بطريقة التسجيل عن بعد "الريموت Remot" ولا عن طريق إخفاء جهاز التسجيل. كما قد تسجل البيانات في بعض الهيئات باستخدام أجهزة الحاسب الآلي.

ماذا نسجل:

إن المرشد يحصل على معلومات كثيرة منها ما هو أساسي ويمثل وقائع حقيقية كالمعلومات الديموجرافية عن المسترشد، ومنها ما هو متصل بالمشكلة وتطورها، ومنها ما يتعلق بأدوات التقويم والقياس، وأخيرا هناك المعلومات المتصلة بقلب عملية الإرشاد، مثلا الأهداف الإرشادية وطرق الإرشاد المختارة. وبالنسبة للمعلومات الأساسية "الأولية"، فقد يتولى المرشد الحصول عليها بنفسه من المسترشد، أو يتم ذلك عن طريق أحد الموظفين "مثل السكرتير أو الأخصائي الاجتماعي" حيث تكون هناك نماذج معينة أو بطاقات يقوم المسترشد بتعبئتها قبل بدء العملية الإرشادية الفعلية. أما المعلومات المتصلة بالمشكلة فهذه مسئولية المرشد الشخصية، حيث إنها تتمتع بالسرية ولا يقوم المرشد بتسجيل المعلومات الوصفية الحشوية التي إذا استُبعدت لن يحتاج للبحث عنها أثناء العملية الإرشادية أو بعدها، وإنما يقتصر على تسجيل البيانات المفيدة التي يمكن تحويلها إلى معلومات ذات فائدة.

متى نسجل:

هناك سؤال يدور دائما في ذهن المرشد أو المعالج، خاصة أولئك المبتدئين عن الوقت الذي يسجل فيه المعلومات وهل يكون ذلك في الجلسة الإرشادية نفسها؟ وفي الواقع، فإنه كما ذكرنا في الفصل الثالث: إن العلاقة الإرشادية تعتبر حجر الزاوية في العملية الإرشادية والعلاجية، وهي تقوم على التواصل والتخاطب بصورتيه اللفظية وغير اللفظية، وهذا التواصل إذا بدأ فإنه يجب أن يستمر دون حدوث أي نوع من التعطيل أو التشويش، وهذا يعني ألا يشغل المرشد نفسه بأي شيء ولا حتى بالتسجيل، لكن بوسعه عند الضرورة أن يكتفي بتدوين نقاط صغيرة أو بعض الأرقام التي قد ينساها فيما بعد. أما باقي المعلومات، فإن عليه أن يسجلها بمجرد انتهاء الجلسة الإرشادية ومغادرة المسترشد

لمكتب الإرشاد. وفي جميع الأحوال، فإن هدفنا من التسجيل يجب أن يكون المحافظة على المعلومات التي تدعو الحاجة إليها لمختلف الأغراض، ومن هذه الأغراض أن يتمكن المرشد من مراجعة المعلومات الخاصة بالمسترشد قُبَيْل بدء جلسة إرشادية حتى يعيش المرشد بعد الظروف المتصلة بالمسترشد، ولا يكرر أسئلته حول ما سبق أن حصل عليه من معلومات.

كيف نسجل:

تسجيل البيانات الخاصة بالمسترشد، وكذلك البيانات الخاصة بما قدم له في أثناء عملية الإرشاد، يمكن أن يتم بعدة صور منها:

1-

التسجيل الكتابي:

وهو أكثر الطرق شيوعا من حيث تحقيقه لأغراض التسجيل وإمكانية تأمين المعلومات، وكذلك هو أكثر الطرق قبولا من جانب المسترشدين ولا يحتاج إلى إجراءات خاصة.

2-

التسجيل الصوتي:

وهذا الأسلوب يتبعه بعض الذين يستخدمون التحليل النفسي، وبصفة خاصة في مجال العلاج النفسي ليساعدهم على استرجاع وقائع الجلسات كاملة. ومثل هذا التسجيل يحتاج إلى احتياطات فنية وضبط للأجهزة وتعريف للأشرطة التي تستخدم للتسجيل، كما تدعو الاحتياطات الأخلاقية إلى الحصول على إذن من المسترشد أو المريض.

3-

التسجيل بالصوت والصورة:

وهذا النوع من التسجيل يستخدم فيه الفيديو وهو مكلف، ويحتاج إلى أماكن واسعة لحفظ الأشرطة وتبويبها، وهو يحتاج لاحتياطات كثيرة. ولا يستخدم عادة إلا لأغراض التعليم وبصفة خاصة مراجعة تصرفات المرشد أو المعالج، ومنها المراجعة الذاتية ليمكن للمرشد أن يعدل أسلوب العمل الذي يتبعه. وهذا النوع من التسجيلات يحتاج إلى موافقات من المسترشد قبل الإقدام عليه مع الأخذ بعين الاعتبار بالضوابط الأخلاقية، وخاصة ما يتعلق منها بالسرية.

4-

التسجيل باستخدام الحاسب الآلي:

وقد انتشر هذا الأسلوب في السنوات الأخيرة نتيجة للتطورات التقنية في مجال الحاسب الآلي ورخص ثمن أجهزة الحاسب الآلي الشخصية، مما جعلها سهلة الحصول عليها للمرشدين وللهيئات التي يعملون بها، بالإضافة إلى ما حدث من تطورات في البرامج التي تستخدمها هذه الحاسبات بحيث اتسع مجال استخدامها وسهلت مهمة مستخدمي هذه الأجهزة. وقد وصل الأمر في هذا المجال إلى التفكير في إجراء بعض الجلسات الإرشادية، خاصة ما يتصل منها بالحصول على معلومات من المسترشد وإعطائه في مقابلها معلومات، مثلا كأن تكون المعلومات التي يقدمها المسترشد للحاسب متعلقة ببعض خصائص الفرد المرتبطة باختيار المهنة ويكون ما يحصل عليه مقابل ذلك قائمة بأفضل المجالات والوظائف التي يمكنه العمل نحو الدخول إليها. كذلك تستخدم الحاسبات في الوقت الحاضر لتساعد المرشدين والمعالجين في الحصول على تفسيرات إكلينيكية لمجموعة من الاختبارات مثل مقياس مينسوتا متعدد الأوجه للشخصية MMPI، واختبار الروشاخ الإسقاطي، ومقياس سترونج للميول المهنية SVIB، وغيرها كثير بالإضافة للاستخدامات الإدارية في توزيع المواعيد وحساب الأتعاب واستخراج فواتير الحساب. كما تستخدم الحاسبات على مستوى المؤسسات في متابعة تحرك المسترشد بدءا من قبوله أو إحالته للهيئة "مثل مركز تأهيل" إلى أن يغادر الهيئة. على أنه مما ينبغي التأكيد عليه مع انتشار هذه الوسيلة في مجال الإرشاد والعلاج النفسي أن يؤخذ بعين الاعتبار تأمين المعلومات التي تنص المبادئ الأخلاقية على المحافظة عليها في نطاق السرية. ويفضل عند استخدام الحاسبات الآلية في بعض المجالات "مثل تأهيل المسجونين، ورعاية الأحداث، والعلاج النفسي والإرشاد" أن يستغنى عن استخدام اسم العميل بأرقام مسلسلة بحيث لا يستطيع غير ذوي الاختصاص استخدام المعلومات التي يحصلون عليها بالدخول إلى هذه الوسيلة "المفيدة للغاية، والتي قد تصبح أيضا خطيرة للغاية" واستخدام ما يحصلون عليه في صورة لا أخلاقية. وهناك وسائل فنية لتأمين المعلومات التي تخزن في الحاسبات الآلية سواء خزنت في ذاكرة الجهاز، أو على شرائط "أسطوانات Disks".

والتسجيل على الحاسبات الآلية يتيح الفرصة للمرشد أو لمدير الحالة Case manager أن يفتح ملفا للحالة يسجل فيه البيانات التي يحتاج لتسجيلها، وقد ينتهي الأمر إلى إمكانية الحصول على تقرير نهائي، وتقارير مرحلية للحالة عن طريق برامج تعد لذلك.

نصائح للمرشدين، والمعالجين حول تسجيل المعلومات:

1-

التسجيل وسيلة حضارية تساعدك على حفظ المعلومات.

2-

لا تعتمد على الذاكرة للاحتفاظ بالمعلومات.

3-

المعلومات غير المفيدة أو المتكررة لا داعي لتسجيلها إلا إذا كان هناك ما يدعو لذلك.

4-

استخدام الوسائل السمعية "الصوتية" والبصرية "الصورة". لتسجيل المعلومات يجب أن يؤخذ له احتياطات خاصة، ومنها أن يكون التسجيل معلوما للمسترشد "ظاهرا"، وأن يكون بموافقته.

5-

يجب ألا تؤجل تسجيل المعلومات لفترة طويلة، تكون معرضة فيها لأن تطوى في إطار النسيان.

6-

جميع أنواع التسجيل تحتاج إلى تأمين؛ لسرية المعلومات.

7-

إذا كنت تشترك في نظام معلومات مع وحدات أخرى أو متخصصين آخرين، فيجب أن تتأكد من أن سرية المعلومات متوفرة، وأن هذه المعلومات مؤمنة ولا تتاح للآخرين تحت أي ظرف.

8-

عند وجود رقم خاص للحالة في الهيئة التي تعمل بها، أو معلومات موصفة للحالة، فأنت ملزم باستخدامها ولا تبتكر أنت مواصفات خاصة.

9-

لا تتح أية معلومات لأي شخص أو جهة إلا بعد استيفاء شروط السرية، ومنها الموافقة الكتابية من المسترشد "للراشدين" أو ولي أمره "للأطفال".

ثانيا: النماذج Forms

يقصد بالنماذج تلك البطاقات والسجلات "الدفاتر" وصيغ المراسلات التي تستخدم لغرض تسجيل المعلومات، أو اتخاذ إجراءات مثل إحالة المسترشد لجهة أخرى أو متخصص آخر أو طلب معلومات أو تقديم معلومات أو المراسلات المتعلقة بالحالة.

وفي المعتاد أن تحدد جهات الاختصاص النماذج والسجلات التي تلتزم المؤسسات بإمساكها والتي قد تخضع للمراقبة، كما قد تتعدد الجهات التي تفحص معلوماتها. وهذه النماذج بما فيها السجلات الأساسية تدخل ضمن واجبات عمل المرشد أو المعالج، كما تعتبر المعلومات التي تحويها معلومات رسمية قد تستخدم كقرينة لحماية مصلحة المسترشد والمرشد أيضا، كما تستخدم قرينة لإدانة المرشد أو المسترشد طبقا للأنظمة المعمول بها. وهذه السجلات والبطاقات والنماذج سواء كانت مطبوعة أو كانت في صورة ملفات مخزنة في الحاسب الآلي، لها أهمية أولى في عمل المرشد.

ومن السجلات التي تحتفظ بها بعض الهيئات التي يوجد بها مرشدون:

1-

سجل خاص بتاريخ التقدم، أو الإحالة للهيئة:

وهذا السجل له أهمية لتطبيق قاعدة أولوية الخدمة، بمعنى أنه من يتقدم أولا يتلقى الخدمة أولا، وقد تلزم بعض الأنظمة إمساك مثل هذا السجل، وخاصة عندما يكون حجم الخدمات المقدمة أقل من حجم المتقدمين للحصول على الخدمة. وقد يأخذ مثل هذا السجل الصفة الرسمية عن طريق ختمه وترقيمه بمعرفة جهات الإشراف والمراقبة.

2-

السجلات الشاملة:

وهذه يكثر استخدامها في مجال الإرشاد الطلابي، حيث يكون هناك سجل "دفتر" لكل طالب يحوي معلومات عنه في مختلف المجالات، ويتبعه من مدرسة إلى مدرسة ومن مرحلة تعليمية إلى مرحلة أخرى وهكذا.

3-

السجلات المساعدة:

وذلك مثل سجلات الأحوال لتسجيل الوقائع، وكذلك سجلات الحالات الطارئة، وسجلات الإحالة إلى جهات أخرى، وسجلات حركة الإجراءات، وسجلات اجتماعات اللجان وفرق العمل.

وقد يبتكر المرشد أو المعالج مجموعة من السجلات "الدفاتر" التي تساعده في عمله كسجل العناوين وأرقام التليفونات الخاص بطلاب المدرسة؛ لاستخدامه عند الطوارئ، وكذلك دفتر أبجدي للتعرف على سابقة تقديم خدمة لأحد المتقدمين والرجوع إلى ملفه أو سجله، خاصة مع كبر حجم المخدومين.

ونعود فنقول مرة أخرى: إن جهات الاختصاص قد تفرض الاحتفاظ بسجلات معينة، ويمكن اعتبار هذه السجلات سجلات رسمية تعامل معاملة السجلات الوثائقية التي قد يرجع لها بعد سنوات. كما أنه لا يجوز الشطب أو التغيير أو المحو منها، وقد تختم بخاتم الجهة الإدارية الرقابية وترقم بمعرفتها. ومثل هذه السجلات يجب الاهتمام بها وتجليدها بشكل يناسب كثرة استخدامها والرجوع إليها، كما يجب تسجيل تاريخ بدء العمل بها بشكل رسمي وعند انتهاء صفحات أحد هذه السجلات يكتب عليه من الخارج بيانات عامة مثل:

سجل قيد الحالات

الفترة من 1/ 1/ 1988 - 31/ 12/ 1988

المسلسل من 1-300

كما يحسن استخدام أحد أنظمة الحفظ مثل التصوير بطريقة الميكروفيلم، أو التخزين على أسطوانة للحاسب الآلي، أو غير ذلك من أنظمة الحفظ. كما يجب التعامل مع مثل هذه السجلات بشكل رسمي وتسليمها للمختص كعهدة يسأل عنها.

أما السجلات الفنية، والتي تشتمل على معلومات أساسية وتاريخية عن الفرد مثل السجل الشامل للطلاب، فهذه يحتفظ بها المرشدون عادة في مكاتبهم في أماكن مخصصة للحفظ، ولا يجوز لغيرهم أو لغير ذوي الصلاحية الاطلاع عليها، كما ينبغي وضع برنامج مناسب لتأمين مثل هذه السجلات.

كذلك فإن السجلات أو الدفاتر المساعدة، وهي التي يطورها المرشد أو المعالج لتساعده في اختصار بعض الخطوات أو تقليل الوقت أو الجهد، فإنها خاصة بالمرشد، ولكن عليه أيضا أن يعنى بحفظها وعدم وصولها إلى غير المختصين.

أما النماذج التي يستخدمها المرشدون، فإنها تساعد هؤلاء المرشدين والمعالجين على اختصار الوقت وتلاقي الخطأ أو النقص. ومن أمثلة ذلك النماذج الإحصائية وخطابات الإحالة وخطاب الدعوة لأولياء الأمور وخطابات الإخطارات بإجراءات وخطابات الشكر وشهادات التقدير وغيرها. وفي بعض الأحيان وخاصة في الهيئات الحكومية، فإن مثل هذه النماذج تصدر بها قرارات من السلطة الإدارية المختصة تحدد الشكل والصياغة، وقد تتولى طباعتها وتوزيعها على الوحدات الفرعية في صورة دفاتر أو أوراق سائبة، وفي هذه الحالة ينبغي على المرشد أو المعالج استخدام هذه النماذج الرسمية فيما وضعت له. وعادة تكون مثل هذه النماذج مرقمة ومرمزة بشكل يساعد على التعرف عليها وطلبها "مثلا نموذج 1 إرشاد طلابي"، كما أنها تحمل العناوين الرسمية وقد توضع في ظروف تحمل نفس العنوان، كما قد تبرمج هذه النماذج على الحاسب الآلي وتحرر باستخدامه. وفي المعتاد أن تشتمل بعض النماذج على أصل وصورة أو أكثر من صورة، وقد تكون هذه النماذج معدة بطريقة تكفل استنساخها تلقائيا، بمعنى أن يحرر المرشد أو المعالج الأصل فقط، فيطبع بشكل تلقائي "نتيجة استخدام ورق معامل بطريقة خاصة أي: مكربن". وقد تحمل الصور عليها الجهات التي توجه لها، مثلا:

صورة للمدير.

صورة للوكيل.

صورة للطبيب.

صورة للحفظ.

ويجب أن نلاحظ أن النماذج المطبوعة وظيفتها الأساسية مساعدة المرشد أو المعالج على رفع كفاءته الإدارية من خلال اختصار الوقت والجهد والتكلفة، وكذلك توحيد العمل في مختلف الوحدات وتقليل أخطاء الصياغة والطباعة إلى أقل حد ممكن.

نصائح حول استخدام النماذج:

1-

استخدم النماذج التي تحددها جهة الإشراف.

2-

تأكد دائما من وجود مخزون كافٍ من النماذج.

3-

تأكد من أن النموذج لا زال صالحا في الوقت الحالي من حيث محتواه ومسميات الجهات الموجه لها والتاريخ وغيره.

4-

أدخل الإضافات التي تجعل النماذج الموجهة للغير، وكأنها معدة له شخصيا كطباعة الاسم وتعديل الألقاب مثل: السيد، السيدة.

5-

راعِ أن يكون محتوى الخطابات متناسبا مع طول الإجراءات، فمثلا لا تطلب الرد بعد يومين من شخص قد يصله الخطاب بعد خمسة أيام؛ لأنه في هذه الحالة لن يرد عليك.

6-

ضع كافة ما يدل من يرسل له الخطاب على اسم الوحدة وعنوانها، وكيفية الوصول إليها عند طلب الحضور، وأرقام التليفونات التي يتصل بها للاعتذار أو للاستيضاح.

7-

احتفظ دائما بنسخة من كل نموذج داخل ملف خاص، فقد تحتاج إلى استنساخها "عن طريق التصوير" بسبب نفاد الكمية الموجودة.