‌المبحث الأول: التوثيق والتكشيف - البحث العلمى أساسياته النظرية وممارسته العملية

‌

‌الفصل الثامن عشر: أساليب التوثيق الحديثة

‌

‌المبحث الأول: التوثيق والتكشيف

أوضحنا في موضع مفهوم الوثيقة، وهي في مفهومها التقليدي جميع الآثار التي خلفتها أفكار البشر القدماء وأعمالهم، وفي مفهومها الحديث: وعاء المعلومات الورقي، أو هي جميع أشكال المعرفة البشرية المسجلة في الكتب والدوريات والنشرات والحوليات والخرائط

…

أما التوثيق "Documentation" فهو من المصطلحات العلمية الحديثة، وله عدة تعريفات، منها: أنه شكل من أشكال العمل البيلوغرافي الذي يستخدم وسائل وأدوات متعددة تقليدية مثل التصنيف والفهرسة، وحديثة مثل الكشافات والمستخلصات والمقالات البيلوغرافية، أو أن التوثيق: هو تحليل ونقل وتجميع وتصنيف الوثائق واستعمالاتها.

أما التكشيف "Indexing" فهو مصطلح جديد للاستعمال في التوثيق، هو تحليل الوثيقة ومحتواها الموضوعي، أو: هو عملية تحليل موضوعي للكتاب أو الدورية من أجل توصيل المعلومة للقارئ بسرعة، وهو علم وفن، يتطلب ممن يقوم به من الناحية العلمية أن يكون على دراية بالمكنز "The saurus" المستخدم والموضوع المحلل ولغة

التوثيق، ومن الناحية الفنية يتطلب فهم الجوانب المطلوبة لحاجة القراء، وتعيين المصطلحات المناسبة في تسلسل منطقي.

وهناك ثلاثة أنواع من الكشافات:

1-

كشاف المؤلفين "Author index""فهرس المؤلفين".

2-

كشاف العناوين "Title index""فهرس العناوين".

3-

كشاف الموضوعات "Subject Index""فهرس الموضوعات".

يعتمد فهرس المؤلفين على الترتيب الهجائي لأسماء المؤلفين المعروفة أكثر من غيرها، وإذا كان للمؤلف اسم مستعار يرجع الباحث إلى الاسم الأصلي، إذا كان معروفا، وإذا كانت المطبوعة من المطبوعات الحكومية فإنه يرجع إلى اسم الدولة ثم الوزارة، أو المصلحة الناشرة، وإذا كان المرجع من مطبوعات المؤسسات "جامعة، كلية، متحف" يكون الرجوع إلى المدينة التي نشر فيها الكتاب.

أما فهرس العناوين فيكون ترتيب البطاقات في هذا الفهرس هجائيا، وذلك بالنسبة لعناوين المرجع، وفائدة هذا الفهرس حين يكون الباحث عارفا باسم المرجع دون اسم المؤلف، ويراعى في كل ما سبق حذف حرف "ال" التعريف من الاسم أثناء عملية البحث عن المرجع.

هذا ويوفر فهرس الموضوعات للباحث جميع المراجع الموجودة في المكتبة والتبي تبحث في موضوع معين.

وفي مجال الكتب هناك نوعان:

1-

كشاف مجرد "Specifying Index" وهو كشاف لأي كتاب يحوي أسماء ومفردات وموضوعات خاصة بالمحتوى، تدرج فيه الأفكار التي تضمنها النص وتكون من كلمة أو كلمتين.

2-

كشاف تحليلي "Relation index" يتفرع فيه المداخل الرئيسة إلى مداخل فرعية تعطي تفصيلا أكثر وتحليلا أشمل.

هذا ونشير إلى أن الفهرسة تفيد في التعريف على الكتب كمصادر للمعلومات، والتكشيف يعرف بالمعلومات التي تشتمل عليها هذه المصادر، أي أن الفرق بين الفهرسة والتكشيف فارق في الدرجة وليس فارقا في النوع.